دليل سياسة سفر الشركات للمنشآت في السعودية
كيف تكتب منشأتك في السعودية سياسة سفر عملية: الموافقات والحجز ومعايير السفر والمصروفات ورعاية المسافرين وحماية البيانات، مع قائمة تحقق جاهزة.
سياسة سفر الشركات العملية توضّح للموظفين كيف يخططون لرحلة العمل ويحصلون على الموافقة عليها ويحجزونها ويطالبون بمصروفاتها، وتحدد كيف ترعاهم المنشأة أثناء سفرهم. وللمنشأة في السعودية، ينبغي أن تغطي السياسة النطاق والموافقات وقنوات الحجز ومعايير السفر والمصروفات ورعاية المسافرين وحماية البيانات والاستدامة والتقارير، بلغة واضحة يقرؤها المسافرون فعلاً.
وفي ما يلي طريقة بناء كل جزء، مع قائمة تحقق مختصرة في النهاية.
1. الغرض والنطاق
ابدأ بفقرة واحدة توضح سبب وجود السياسة: حماية المسافرين، وحسن استخدام ميزانية السفر، وتبسيط الحجز. ثم حدّد ما تشمله:
- الموظفين والمتعاقدين وأعضاء مجلس الإدارة والضيوف الذين يسافرون على حساب المنشأة.
- الرحلات الداخلية داخل المملكة والسفر الدولي.
- المؤتمرات والمعارض والتدريب وزيارات مواقع المشاريع والعملاء.
- الجهة المالكة للسياسة (غالباً المالية أو الموارد البشرية أو المشتريات)، وآلية اعتماد الاستثناءات، ومواعيد مراجعة السياسة.
2. مسار الموافقات
اجعل الموافقات متناسبة مع طبيعة الرحلة. ومن النماذج الشائعة:
- يقدّم المسافر طلباً يتضمن الغرض والتواريخ والوجهة والتكلفة التقديرية.
- يوافق المدير المباشر على الحاجة إلى الرحلة.
- تحتاج الرحلات الخارجة عن المعايير، مثل درجة سفر أعلى أو وجهة أعلى خطورة، إلى موافقة ثانية من مدير أعلى أو من المسؤول عن مخاطر السفر.
- لا يتم الحجز إلا بعد الموافقة وعبر القناة المعتمدة.
وحدّد مُدداً مستهدفة للحجز المسبق، ومساراً عاجلاً للرحلات التي لا تحتمل الانتظار.
3. قنوات الحجز
حدّد أين يجوز الحجز: عبر شركة إدارة سفر، أو أداة حجز إلكترونية، أو كليهما. فوجود قناة معتمدة واحدة يعني أن المنشأة تعرف أماكن مسافريها، وهذا مهم للسلامة بقدر أهميته للميزانية. ووضّح هل يُسمح بالحجز الشخصي، وكيف تُعامل برامج الولاء، واذكر شركات الطيران والفنادق المفضّلة إن وُجدت.
4. درجة السفر ومعايير الفنادق
هذه قرارات تتخذها منشأتك وفق احتياجاتها، وليست قواعد ثابتة. ومن القرارات المعتادة:
- درجة السفر بحسب مدة الرحلة أو الرحلات الليلية أو المستوى الوظيفي، أو معيار واحد لجميع الموظفين.
- هل يتبع كبار التنفيذيين والوفود الرسمية معياراً مستقلاً.
- فئة الفندق وقربه من مكان الاجتماع أو الموقع، ومعايير السلامة مثل الدخول الآمن.
- التنقل البري: سيارات المنشأة أو خدمات النقل المعتمدة أو استئجار السيارات، وهل يُسمح للموظفين بالقيادة في الخارج.
واحتفظ بأي سقوف للإنفاق في جدول منفصل تحدّثه الإدارة المالية سنوياً، كي لا تتقادم السياسة نفسها.
5. البدلات اليومية والمصروفات
اختر بين بدل يومي، أو تعويض التكاليف الفعلية، أو الجمع بينهما، ووضّح ما يغطيه كل منها، مثل الوجبات والتنقل المحلي والاتصالات. ثم حدّد:
- الإيصالات والفواتير الضريبية المطلوبة.
- المصروفات التي لا تُعوَّض إطلاقاً.
- مواعيد تقديم المطالبات وآلية تسوية السُّلف النقدية.
- طريقة احتساب المصروفات بالعملات الأجنبية.
6. واجب الرعاية وإدارة مخاطر السفر
يعني واجب الرعاية أن تتخذ المنشأة خطوات معقولة لحماية موظفيها حين يسافرون للعمل. والمرجع الدولي هنا هو المواصفة ISO 31030:2021 «إدارة مخاطر السفر: إرشادات للمنظمات». وتصفها المنظمة الدولية للتقييس (ISO) بأنها إرشادات لإدارة المخاطر التي يشكّلها السفر على المنظمة ومسافريها، بنهج منظّم لتطوير سياسة وبرنامج لإدارة مخاطر السفر وتنفيذهما وتقييمهما ومراجعتهما، بما في ذلك تقييم المخاطر والوقاية منها والحد من آثارها. وتنطبق على المنظمات من جميع الأنواع والأحجام.
واعتماد ISO 31030 إطاراً يعني عادةً:
- تقييم كل وجهة قبل الموافقة، مع خطوات إضافية للرحلات الأعلى خطورة.
- إحاطة المسافرين بشؤون الصحة والأمن والأنظمة المحلية قبل المغادرة.
- معرفة أماكن المسافرين من خلال بيانات الحجز في القناة المعتمدة.
- خطة مجرّبة للتعامل مع الحوادث والمرض والإخلاء.
- مراجعة الحوادث وتحديث السياسة بناءً عليها.
7. سلامة المسافرين وأرقام الطوارئ
- رقم طوارئ متاح على مدار الساعة، وفريق محدد يتولى الرد عليه.
- تأمين سفر يغطي العلاج الطبي في الخارج؛ إذ تنصح منظمة الصحة العالمية بتأمين سفر شامل والإفصاح لشركة التأمين عن الحالات الصحية القائمة.
- استشارة صحية قبل السفر عند الحاجة، ويُفضَّل بحسب منظمة الصحة العالمية أن تكون قبل المغادرة بـ4 إلى 8 أسابيع.
- بيانات أقرب سفارة أو قنصلية لبلد كل مسافر، لأن أعضاء الفريق قد يحملون جوازات مختلفة.
- دعم مُخطَّط مسبقاً للمسافرين من ذوي الحالات الصحية أو الإعاقة، ولمن يسافر وحده إلى مواقع نائية.
- ما يجب فعله عند تعطل رحلة أو فقدان جواز أو مرض أحد المسافرين.
8. البيانات والخصوصية
يتعامل برنامج السفر مع نسخ الجوازات وبيانات الاتصال وخطط الرحلات، وأحياناً معلومات صحية. وفي المملكة، يحدد نظام حماية البيانات الشخصية، المنشور على منصة حوكمة البيانات الوطنية التابعة للهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا)، التزامات الجهات التي تعالج البيانات الشخصية. لذا ينبغي أن توضح السياسة البيانات التي تُجمع عن المسافرين، ومن يطّلع عليها، ومدة الاحتفاظ بها، والموردين الذين تُرسل إليهم، وأن يؤكد فريقك القانوني توافقها مع النظام. واسأل شركة إدارة السفر عن طريقة حمايتها لهذه البيانات.
9. الاستدامة
تستطيع السياسة الحد من السفر غير الضروري دون أن تتأثر الأعمال: اسأل هل يمكن عقد الاجتماع عن بُعد، واجمع الرحلات إلى المدينة نفسها، وفضّل الرحلات المباشرة متى كان ذلك عملياً، وانظر في الفنادق ذات الممارسات البيئية الموثوقة. وإن كانت منشأتك تُفصح عن انبعاثاتها، فاسأل شركة إدارة السفر هل يمكنها تقديم بيانات الرحلات بصيغة يستفيد منها فريق الاستدامة.
10. التقارير ومؤشرات الأداء
ما تقيسه تستطيع تحسينه. ومن المؤشرات المفيدة:
- الإنفاق حسب الإدارة والمسار والمورد.
- الالتزام بالسياسة: نسبة الرحلات المحجوزة عبر القناة المعتمدة وضمن المعايير.
- مدة الحجز المسبق والتعديلات والتذاكر غير المستخدمة.
- الوفورات مقارنة بالأسعار والعروض المقدمة.
- رضا المسافرين والحوادث المبلّغ عنها.
قائمة تحقق مختصرة
- الغرض والنطاق والجهة المالكة للسياسة موثّقة.
- خطوات الموافقة ومسار الاستثناءات محددة.
- قناة حجز معتمدة واحدة.
- معايير درجة السفر والفنادق متفق عليها.
- قواعد البدلات أو المصروفات، مع جدول سقوف منفصل.
- تقييم مخاطر السفر متوافق مع ISO 31030.
- رقم طوارئ على مدار الساعة وتأمين سفر قائم.
- التعامل مع بيانات المسافرين مُراجَع وفق نظام حماية البيانات الشخصية.
- إرشادات الاستدامة مُضمّنة.
- مؤشرات الأداء وموعد المراجعة السنوية محددة.
كيف تساعدك شركة إدارة السفر
تحوّل شركة إدارة السفر السياسة إلى ممارسة يومية: تحجز ضمن معاييرك، وتلتزم بمسار موافقاتك، وتجمع بيانات المسافرين في مكان واحد، وتقدّم تقارير عن الإنفاق والالتزام. وتعمل خدمة سفر الشركات في مسوك للسفر والسياحة وفق منهجية من أربع خطوات: التقييم، والتصميم، والتنفيذ، والتقارير. يبني فريقنا السياسات وقوائم الموردين المفضّلين ومسارات الموافقة بما يناسب هيكل منشأتك، وينسّق الطيران والفنادق والتنقلات والمؤتمرات وزيارات التنفيذيين، ويقدّم تقارير عن الإنفاق والوفورات والالتزام وتجربة المسافرين. وتحصل المنشآت الصغيرة والمتوسطة على نقطة تواصل واحدة لكل رحلة.
الأسئلة الشائعة
هل تحتاج المنشأة الصغيرة إلى سياسة سفر مكتوبة؟
نعم. فحتى سياسة من صفحتين تغطي الموافقات والحجز والمصروفات وأرقام الطوارئ تمنع الخلافات وتساعدك على رعاية المسافرين، ويمكنك توسيعها مع نمو المنشأة.
ما هي المواصفة ISO 31030؟
هي إرشادات المنظمة الدولية للتقييس لإدارة مخاطر السفر، صدرت عام 2021، وتساعد المنظمات من أي حجم على بناء سياسة وبرنامج لتقييم مخاطر سفر العمل على المنظمة ومسافريها والحد منها.
هل تتضمن السياسة مبالغ البدلات اليومية؟
الأفضل أن تحدد السياسة القواعد، وأن تبقى المبالغ في جدول منفصل تراجعه الإدارة المالية سنوياً، فلا تحتاج السياسة إلى إعادة كتابة كلما تغيّرت السقوف.
هل يمكن لشركة إدارة السفر المساعدة في كتابة سياستنا؟
نعم. يصمم فريق سفر الشركات في مسوك السياسات وقوائم الموردين المفضّلين ومسارات الموافقة وفق هيكل كل عميل، ثم يطبّقها على كل حجز.
تحدّث مع فريق سفر الشركات
إن كنت تكتب سياسة سفر منشأتك أو تحدّثها، فبإمكان فريقنا مساعدتك في تطبيقها. تعرّف على خدمات سفر الشركات، وعلى خدمات سفر الوفود وكبار الشخصيات لكبار التنفيذيين والوفود الرسمية. وحين تكون جاهزاً، تحدّث مع مدير حساب.
المصادر
- ISO 31030:2021 إدارة مخاطر السفر: إرشادات للمنظمات، المنظمة الدولية للتقييس (ISO)
- ISO 31030:2021: إدارة مخاطر السفر، اللجنة الفنية ISO/TC 262 لإدارة المخاطر
- نظام حماية البيانات الشخصية، الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا)
- السفر والصحة، منظمة الصحة العالمية
عن الكاتب
فاطمة ماجد
فاطمة ماجد مسافرة مهتمة بالوجهات الجديدة في المملكة العربية السعودية وبطريقة سفر الناس لأغراض العمل. تكتب في مدونة مسوك أدلة واضحة موثّقة المصادر عن التأشيرات وسفر الأعمال واستكشاف المملكة.
